In Microsoft di Microsoft Office e sul web è possibile reperire molti Modelli di Excel (messaggi, lettere, fax, etichette, fatture, buste, …) . Copiando e incollando un Modello il file Modello-Dati permette di:
- salvare i dati che vengono inseriti nel modello;
- creare o modificare, di un modello, più documenti
- realizzare una banca dati.
I dati vengono solitamente visualizzati sotto forma di tabella. Le righe di questa tabella vengono chiamate record e contengono i dati di un singolo documento. Nelle colonne, sono inseriti i campi del record .
Il file excel ModelloFattura.xls è composto di 2 fogli, il foglio “Documento”e il foglio “Dati”.
Nel foglio “Documento” si deve editare il documento base lasciando vuote le celle (celle-dati), dove verranno inseriti i dati (campi).
Creato il documento base, togliere la protezione solo alle celle-dati.
Proteggere il foglio “Documento” consentendo solo la selezione delle celle sboccate. Si possono, così, inserire i dati solo nelle celle-dati.
Nell’esempio a fianco viene riportato un Modello_Fattura.xls.
Le celle-dati sono state colorate in azzurro.
Il tasto “Salva” registra il record di dati in un rigo del foglio “Dati”.
Il tasto “Casella di Selezione” carica i record di dati dal foglio “Dati” e li visualizza nel foglio “Documento”.
I dati inseriti nelle celle-dati (celle azzurre) del foglio “Documento”, vengono salvati nel foglio “Dati”.